Masih banyak pemilik UKM (Usaha Kecil Menengah) yang belum memahami pentingnya Teknologi Informasi dan Komunikasi atau ICT (Information and Communications Technology), bingung dengan berbagai istilah-istilah teknologi dan cenderung beranggapan bahwa teknologi hanya cocok untuk perusahaan besar.
Memang betul bahwa menerapkan teknologi di dalam perusahaan memerlukan biaya yang tidak sedikit dan belum tentu memberikan manfaat yang kita inginkan jika kita tidak mengerti apa dan untuk apa jenis teknologi yang kita perlukan. Jika kita mengerti jenis teknologi yang kita perlukan maka teknologi dapat menjadi sarana percepatan usaha Anda dan membuka banyak peluang.
Setiap perusahaan memerlukan jenis teknologi yang berbeda. Sebelum Anda memutuskan untuk menerapkan teknologi yang canggih di perusahaan Anda, mulailah dengan menerapkan teknologi yang paling mendasar yang dapat membuat proses operasional Anda lebih efisien dan efektif secara bertahap:
Tahap Komunikasi
Memiliki jaringan telepon sudah menjadi suatu keharusan bagi suatu unit usaha, baik itu telepon biasa maupun telepon seluler agar konsumen mudah menghubungi Anda dan sebaliknya Anda mudah menghubungi konsumen, pemasok dan distributor. Dengan telepon biasa Anda juga bisa melengkapinya sekaligus dengan faksimili untuk menerima dan mengirim dokumen-dokumen penting tanpa harus mengirimnya lewat pos.
Tahap Teknologi Informasi
Komputer dengan perangkat lunak sederhana akan memudahkan tugas tugas kantor seperti menulis surat, mencetak surat, menyiapkan proposal, menyimpan data perusahaan seperti data penjualan, akunting dan keuangan, mengelola data karyawan dan lain-lain.
Tahap Komunikasi Lanjutan
Anda sudah memiliki jaringan telepon di kantor Anda maka Anda dapat dengan mudah meningkat ke penerapan jaringan internet. Dengan internet Anda dapat mengirim dan menerima email(surat elektronik), mencari informasi melalui jaringan dunia maya, menghubungi narahubung di seluruh dunia dengan murah dengan menggunakan Skype, Yahoo atau VOIP (Voice over Internet Protocol), mengirim dan menerima dokumen dalam bentuk teks, gambar atau video dan lain-lain.
Tahap Teknologi Informasi Lanjutan
Dengan makin besarnya skala operasi usaha Anda, akan tiba saatnya Anda membutuhkan teknologi informasi yang mampu memproses data (database), perencanaan sumber daya perusahaan, pengelolaan persediaan barang, mengelola data penjualan dan konsumen, dan lain-lain.
Konsep Daya Saing
Daya saing dapat didefinisikan sebagai kemampuan untuk mempertahankan pangsa pasar. Kemampuan ini sangat ditentukan oleh faktor suplai yang tepat waktu dan harga yang kompetitif. Secar berjenjang, suplai tepat waktu dan harga yang kompetitif dipengaruhi oleh dua faktor penting lainnya, yaitu fleksibilitas (kemampuan untuk melakukan adaptasi terhadap keinginan konsumen) dan manajemen differensiasi produk. Begitu pula halnya dengan fleksibilitas dan differensiasi produk dapat dicapai sepanjang adanya kemampuan untuk melakukan inovasi dan adanya efektivitas dalam sistem pemasaran. Korelasi antara faktor-faktor tersebut di atas disajikan pada gambar
Di samping itu, berdasarkan gambar di bawah, daya saing mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap peningkatan produktivitas perusahaan dan memperluas akses pasar. Hal ini akan bermuara kepada peningkatan omzet penjualan dan profitabilitas perusahaan.
Contoh Aplikasi Ti Di Ukm
Berdasarkan hasil penelitian tentang penggunaan TI di UKM, diantaranya adalah :
1. Banyaknya komputer yang dimiliki oleh UKM.
2. Bidang penggunaan TI di UKM.
3. Level penggunaan internet di UKM.
Berkaitan dengan poin (a), pada dasarnya setiap UKM telah memiliki komputer untuk membantu proses usahanya dengan komposisi 1 s.d. 3 sekitar 69%, 4 s.d. 10 sebesar 11%, lebih dari 10 sebesar 18%, dan hanya 2% UKM yang tidak memiliki komputer. UKM yang memiliki komputer dalam membantu sistem usahanya, berarti mereka telah memahami pentingnya TI untuk meningkatkan produktivitas UKM yang nantinya akan bermuara pada pembentukan UKM yang berdaya saing, bisa di lihat di gambar di bawah ini.
Bidang penggunaan TI cukup bervariasi. Hampir seluruh UKM telah menggunakan TI untuk administrasi. Penggunaan TI untuk desain produk dan pemasaran juga cukup banyak dilakukan, sedangkan penggunaannya untuk proses produksi masih terbilang rendah dibanding bidang lainnya. Klasifikasi bidang yang menggunakan TI di UKM dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Dalam hal penggunaan teknologi internet, banyak menggunakannya untuk melakukan browsing, sedangkan UKM subsektor kerajinan dan komponen otomotif lebih banyak menggunakan email. Sebagian besar KM di setiap subsector memakai email terutama dalam berkomunikasi dengan konsumen. Klasifikasi penggunaan TI di UKM dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Fungsi penggunaan internet sebagai media teknologi informasi dalam menunjang proses bisnis UKM adalah seperti berikut ini:
1. Komunikasi
Internet digunakan sebagai media komunikasi dengan berbagai pihak. Misalnya di sini antara UKM dengan supplier. Sebagai contoh UKM di bidang peternakan ayam. Pemiliknya bisa menggunakan e-mail kepada supplier pakan ternaknya misalnya untuk melakukan order atau sebaliknya pihak supplier yang melakukan komunikasi dengan UKM. Komunikasi disini bisa bermacam-macam, salah satu yang sudah dibahas tadi misalnya penggunaan e-mail.
2. Promosi
Internet dapat digunakan sebagai sarana promosi jasa atau produk yang ditawarkan oleh UKM. Sebagai contoh misalnya UKM di bidang rent car (persewaan kendaraan) bisa mempromosikan jasanya melalui website atau juga melalui mailing list. Promosi melalui internet disini bisa dilakukan melalui berbagai cara yaitu:
1. Website, UKM bisa membuat website bagi jasa atau produk yang akan dijual dan masukkan website tersebut ke dalam search engine.
2. Mailing list, UKM bisa mengirimkan promosi jasa atau produk Anda dalam bentuk e-mail ke mailing list yang relevan dengan yang ditawarkan.
3. Chat, UKM bisa menggunakan sarana chatting untuk menawarkan produk atau jasa
4. Riset
Fungsi lain dari internet yang tidak kalah pentingnya adalah untuk melakukan riset dan perbandingan. UKM harus memanfaatkan internet untuk riset agar bisa mengetahui seberapa jauh keunggulan produknya dibanding produk sejenis lain yang sudah ada. Fungsi riset disini juga bisa digunakan untuk mencari formula baru untuk memperkuat mutu dari produk atau jasa. Riset juga berguna untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh kompetitor dengan produk yang sejenis.
Kesimpulan
UKM perlu memanfaatkan TI untuk meningkatkan daya saingnya, mengingat di era globalisasi ini arena persaingan semakin kompetitif, dan bersifat mendunia. Seperti yang telah dijelaskan di atas, salah satu strategi untuk meningkatkan daya saing UKM adalah dengan melalui pemanfaatan TI. Dengan pemanfaatan TI akan mendorong UKM untuk mendapatkan peluang ekspor dan peluang bisnis lainnya.
